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Wenn Leute an Microsoft Outlook denken, denken sie an den E-Mail-Client ihres Großvaters. Aber wussten Sie, dass es auch eine kostenlose Online-Version von Outlook gibt? Das gibt es, und heute werden wir die Desktop- und die Online-Version direkt vergleichen.
Der offensichtliche Unterschied zwischen Outlook-Desktop und Outlook-Web besteht darin, dass die Desktop-Version nicht kostenlos ist – sie ist Teil des Microsoft Office-Pakets, das nicht billig ist, es sei denn, Sie sind Student oder Pädagoge.
Wie schneidet die kostenlose Webversion von Microsoft Outlook im Vergleich zu ihrem kostenpflichtigen Desktop-Pendant ab? Schauen wir genauer hin.
Das E-Mail-Layout
Was können Sie erwarten, wenn Sie sich für a . anmelden? kostenloses Online-Outlook-Konto ? Im Rahmen des Office-Online-Suite , Microsoft Outlook bildet die Kommunikationszentrale für Ihre Online-Produktivität.
Sie verwenden Microsoft Outlook im Web genauso wie Ihr Gmail-Konto. Mit dem Online-E-Mail-Client von Outlook können Sie auch mehrere E-Mail-Konten an einem Ort integrieren, z. B. Ihr live.com-Konto, früher bekannt als Hotmail.
Vergleicht man das Layout von Outlook.com mit der Microsoft Outlook-Desktopanwendung, werden die Ähnlichkeiten zwischen den beiden Layouts sehr deutlich.
Die Kontonavigation, einschließlich aller Unterordner, wird im linken Bereich angezeigt, und die tatsächlichen E-Mails und E-Mail-Vorschauen werden rechts angezeigt. Dies gilt sowohl für Online- als auch für Desktop-Clients.
Wenn Sie in Ihrem Outlook.com-Konto auf die E-Mail klicken, wird rechts die Vorschau angezeigt.
Das gleiche ist bei der Desktop-Version der Fall, außer dass die Desktop-Version viele weitere Symbole und Funktionen im oberen Menüband anzeigt (auf die wir weiter unten eingehen werden).
In beiden Fällen können Sie auch einige Ihrer bevorzugten sozialen Konten integrieren, aber dies ist in beiden Fällen definitiv keine Stärke. Mit Outlook Online können Sie sich mit Twitter und LinkedIn verbinden, aber die Kontoauswahl ist sehr spärlich, und das beliebteste soziale Netzwerk – Facebook – ist nicht einmal verfügbar.
Der Desktop wird immer schlechter, wenn es um soziale Verbindungen geht. In der Desktop-Version, wenn ich auf geklickt habe Datei , Konto Einstellungen und Konten für soziale Netzwerke , fand ich mich auf dieser Webseite wieder und teilte mir mit, dass Verbindungen zu sozialen Konten „nicht mehr unterstützt“ werden.
In einer Zeit, in der die Nutzung sozialer Netzwerke weiter zunimmt und die Grenzen zwischen Messaging und sozialen Netzwerken immer mehr verschwimmen, erscheint es seltsam, dass Microsoft in die andere Richtung geht und sich von diesen Netzwerken trennt.
Outlook-Kategorien
Viele Leute organisieren E-Mails in Ordnern, aber ein weiteres sehr effektives Organisationstool, das Microsoft Outlook bietet, ist die Möglichkeit, E-Mails zu kategorisieren und sie entsprechend farblich zu kennzeichnen.
Diese Funktion ist in der Webversion verfügbar, indem Sie die E-Mail auswählen und auf klicken Kategorien Artikel im oberen Menü.
Sie können jeden der Kategorienamen in etwas aussagekräftigere ändern, indem Sie auf klicken Kategorien verwalten und dann eine neue Kategorie hinzufügen.
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In der Desktop-Version von Microsoft Outlook sind auch Kategorien verfügbar. Sie finden sie, indem Sie entweder mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken und auf klicken Kategorisiert aus dem Dropdown-Menü oder wählen Sie einfach die E-Mail aus und klicken Sie auf das Heim Menüpunkt und Auswahl Kategorisieren aus dem Menüband.
Unnötig zu sagen, wenn Sie ein riesige Menge an E-Mails , Organisation ist wirklich wichtig, und wenn Sie einmal anfangen, Kategorien zu verwenden, um Dinge zu sortieren, werden Sie nie glauben, dass Sie ohne sie auskommen.
Outlook-Webregeln, -Filter und mehr
Zu den leistungsstärkeren Funktionen, die Sie in der kostenlosen Webversion von Microsoft Outlook finden, gehören Dinge wie das Erstellen von Regeln für eingehende E-Mails.
Sie erreichen dies, indem Sie im oberen Menü auf die Auslassungspunkte klicken und dann auswählen Regel erstellen... aus dem Dropdown-Menü.
Die hier verfügbaren Posteingangsregeln umfassen das Sortieren eingehender Nachrichten nach Absender, Empfänger und Wörtern in der Betreffzeile.
Dies ist eine sehr begrenzte Liste, ebenso wie die Aktionsliste, mit der Sie die Nachricht nur verschieben, kopieren oder löschen, anheften oder markieren oder weiterleiten, umleiten oder senden können. Das ist es.
Der einzige Vorteil bei der Verwendung der Outlook-Webversion besteht darin, dass Sie automatische Antworten einrichten können, wann immer Sie möchten nicht im Büro , während eines bestimmten Zeitraums.
Diese werden im Menü Einstellungen eingerichtet, indem Sie . auswählen Automatische Antworten . Dann müssen Sie nur noch den Zeitraum definieren, in dem Sie abwesend sind und keine E-Mails beantworten können, und schon sind Sie fertig.
Der Microsoft Outlook-Desktop enthält eine Regelfunktion. Tatsächlich ist es viel robuster als die Webversion. Wenn Sie auf klicken Regeln von dem Heim Menü sehen Sie ein Fenster, das der Webversion sehr ähnlich sieht, in dem Sie auswählen können, woher oder wohin die E-Mail gesendet wird, alles in der Betreffzeile usw.
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Wenn Sie jedoch auf klicken Erweiterte Optionen Schaltfläche, sehen Sie viele weitere Trigger-Optionen - Dinge wie, ob die E-Mail als wichtig markiert ist, ob sie bestimmte Wörter im Nachrichtentext enthält, ob Sie in CC gesetzt sind oder nicht und so weiter.
Es ist erwähnenswert, dass die Desktop-Version nicht Stellen Sie eine automatische Antwortoption bereit, es sei denn, Sie haben Outlook für die Arbeit mit einem Exchange-Server konfiguriert. Der einzige Nachteil bei der Verwaltung Ihrer E-Mails auf Ihrem lokalen PC besteht darin, dass Sie Dinge, die normalerweise serverbasiert sind, nicht automatisieren können.
Web-Outlook-Extras
Es gibt einige Dinge, die Sie mit Web-Microsoft Outlook erhalten, die Sie mit der Desktop-Version nicht erhalten. Unter Einstellungen finden Sie a Add-Ins verwalten Möglichkeit.
Dies sind Apps, die Sie mit Ihrem Outlook.com-Konto verbinden können, um Ihren Online-E-Mail-Client zu verbessern.
Dazu gehören ziemlich coole Integrationen wie Paypal, sodass Sie einfacher Geld per E-Mail senden können, Uber Ride-Erinnerungen an Ihren Kalender, Evernote, damit Sie E-Mails einfach in Ihren Arbeitsmappen speichern können und vieles mehr.
Es ist auch erwähnenswert, dass Sie eine Abwesenheitsantwort im Microsoft Outlook-Desktop zwar nicht aktivieren können, es sei denn, Sie sind mit einem Exchange-Server verbunden, Sie können jedoch mit Ihrem Outlook Online-Client eine Abwesenheits-E-Mail einrichten, nein egal welchen E-Mail-Dienst Sie hinzugefügt haben.
Desktop-Outlook-Extras
Was können Sie also mit der Desktop-Version von Microsoft Outlook tun, was Sie online nicht tun können? Eigentlich ziemlich viel.
Während Ihr Microsoft Live-Konto eine Aufgaben-App und eine Kalender-App enthält, sind diese nicht ganz so eng in Ihren E-Mail-Client integriert wie in Microsoft Outlook-Desktop.
Außerdem erhalten Sie mit dem Desktop-Client ein wirklich leistungsstarkes Tool namens AutoArchive, mit dem Sie Ihre älteren E-Mails automatisch vom Client ablegen lassen können, damit Ihr Posteingang mit wenig oder keinem Aufwand Ihrerseits schön und schlank bleibt.
Das allein ist für viele eine Zeitersparnis, um sich für die Desktop-Version von Microsoft Outlook zu entscheiden, obwohl diese nicht kostenlos ist (Outlook Express, die kostenlose Desktop-Version ist nicht mehr verfügbar).
Auch die Verwaltung Ihres Posteingangs gestaltet sich deutlich einfacher, da Sie E-Mails nach Datum, nach Absender oder Empfänger sortieren oder Nachrichten zur Nachverfolgung vormerken und schnell ein Fälligkeitsdatum zuweisen können.
Der leistungsstärkste Teil der Desktop-Version von Microsoft Outlook ist natürlich die Möglichkeit, sie mit dem VBA-Entwickler, der mit Microsoft Office geliefert wird, selbst anzupassen.
Sie können diesen Menüpunkt aktivieren in Datei > Optionen > Menüband anpassen und wählen Sie Entwickler aus der Liste der Elemente aus der Liste rechts.
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Sie können auch Tools von Drittanbietern herunterladen, um zu helfen, wie z Outlook-Anti-Spam-Programme zum Blockieren von Junk .
Welche Version ist die richtige für Sie?
Wie entscheiden Sie, ob Sie Outlook Online oder Outlook-Desktop verwenden? Die Antwort ist, es hängt davon ab, was Ihnen am wichtigsten ist.
- Ist es wichtig, dass Sie von jedem Computer und von jedem Ort aus auf Ihren E-Mail-Client zugreifen können? Bevorzugen Sie eine bessere Integration mit Online-Diensten und -Apps? Wenn das Sie beschreibt, sollten Sie die Online-Version von Outlook verwenden.
- Interessieren Sie sich mehr für eine eng integrierte Terminplanung, Aufgabenverwaltung und E-Mail-Organisation? Suchen Sie nach einem robusteren Regelwerk, mit dem Sie die Verwaltung eingehender E-Mails automatisieren können? Wenn Sie dies sind, sollten Sie in die Desktop-Version von Microsoft Outlook investieren.
Ganz gleich, für welche Version Sie sich entscheiden, mit Microsoft Outlook haben Sie die Gewissheit, dass Sie ein Microsoft-Produkt verwenden, das alle Funktionen umfasst und ständig aktualisiert wird.
Weitere Informationen zu Outlook finden Sie unter So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur in Office 365 .
Denken Sie darüber nach, auf Microsoft Outlook als E-Mail-Client umzusteigen? Haben Sie sich entschieden, ob Sie es online oder auf Ihrem Desktop verwenden möchten? Teilen Sie Ihre eigene Meinung in den Kommentaren unten mit!
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Ryan hat einen BSc-Abschluss in Elektrotechnik. Er hat 13 Jahre in der Automatisierungstechnik, 5 Jahre in der IT gearbeitet und ist jetzt Apps Engineer. Als ehemaliger Chefredakteur von MakeUseOf hat er auf nationalen Konferenzen zur Datenvisualisierung gesprochen und wurde im nationalen Fernsehen und Radio vorgestellt.
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