So archivieren Sie E-Mails in Outlook

Das Archivieren von E-Mails ist eine der besten Möglichkeiten, um Ihren Posteingang aufgeräumt zu halten. Wenn Sie dies in Outlook tun möchten, haben Sie Glück. Sowohl Outlook für Web als auch Outlook für Desktop ermöglichen die einfache Archivierung Ihrer E-Mails.

In diesem Handbuch behandeln wir die besten Möglichkeiten zum Archivieren Ihrer E-Mails in Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.

Was ist ein Archiv in Outlook?

Im Kontext von Outlook und E-Mails sind ein Archiv im Grunde alle E-Mails, die Sie getrennt von Ihrem Haupteingang aufbewahren möchten.

In Outlook für Web bedeutet das Archivieren einer E-Mail, dass die E-Mails vom Hauptordner des Posteingangs in den Archivordner verschoben werden.

In Outlook für Desktop bedeutet das Archivieren einer E-Mail im Grunde das Verschieben Ihrer E-Mails von der Outlook-PST-Hauptdatei in eine neue PST-Datei. Sie können sich in dieser PST-Datei bewegen und jederzeit auf alle Ihre archivierten E-Mails zugreifen.

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Wenn Sie gerade erst mit Outlook beginnen, Vergleichen Sie Outlook für Web und Desktop und sehen Sie, welche Ihren Anforderungen entspricht.

Können Sie das Outlook-Archiv für alle Ihre E-Mail-Konten verwenden?

Es gibt zwei Fälle, in denen Sie die Archivierungsfunktion in Outlook nicht verwenden können.

Wenn Sie ein Exchange Server-E-Mail-Konto haben und Ihre Organisation das Microsoft Exchange Server Online-Archiv verwendet, können Sie die native Outlook-Archivierungsfunktion nicht verwenden.

Zweitens, wenn Ihr Netzwerkadministrator die Archivierungsfunktion deaktiviert hat, können Sie Ihre E-Mails auch nicht archivieren.

Wenden Sie sich in beiden Fällen an den Netzwerkadministrator Ihres Unternehmens, um Hilfe zu erhalten.

So archivieren Sie E-Mails in Outlook für Web

Das Archivieren von E-Mails in Outlook für Web ist einfacher als in der Desktop-App. Klicken Sie einfach auf einige Optionen und Ihre ausgewählten E-Mails werden archiviert.

So machen Sie es:

Geh 'rüber zu Outlook.com und loggen Sie sich in Ihr E-Mail-Konto ein.
Klicken Sie links auf den Ordner, in dem sich Ihre E-Mails befinden.
Wählen Sie im rechten Bereich die E-Mails aus, die Sie archivieren möchten.
Klicken Sie auf die Option mit der Aufschrift Archiv in der oberen Menüleiste.
Wenn Sie versehentlich eine E-Mail archiviert haben, klicken Sie auf Rückgängig machen unten, um Ihre Aktion umzukehren.

Sie können alle Ihre archivierten E-Mails anzeigen, indem Sie auf klicken Archiv auf der Linken.

Wenn Sie jemals eine archivierte E-Mail zurück in den Hauptordner verschieben möchten, suchen Sie diese E-Mail im Archiv Ordner, klicken Sie auf die E-Mail, klicken Sie auf Ziehen nach oben und wählen Sie aus, wohin Sie die E-Mail verschieben möchten.

Verwandt: So archivieren Sie alle alten E-Mails in Gmail und erreichen Inbox Zero

So archivieren Sie E-Mails in Outlook automatisch

In Outlook für Desktop können Sie E-Mails automatisch oder manuell archivieren. In diesem Abschnitt behandeln wir die Verwendung der automatischen Archivierungsfunktion in Outlook für Desktop.

AutoArchive ist der Name der Funktion, mit der Sie Ihre E-Mails automatisch in der Outlook-App archivieren können. Diese Funktion sendet Ihre E-Mails aus Ihren Hauptordnern nach einer vordefinierten Zeit an das Archiv.

Sie können in dieser Funktion verschiedene Optionen konfigurieren, und die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie genau das tun:

So extrahieren Sie eine klare Stimme aus einer verrauschten Audiodatei

Offen Ausblick auf deinem Computer.
Klicken Datei oben und wählen Sie dann Optionen aus der linken Seitenleiste.
Drücke den Fortschrittlich links die Option.
Finden Autoarchivierung im rechten Bereich und klicken Sie auf AutoArchivierungseinstellungen Taste.
Tick Führen Sie die AutoArchivierung alle aus Option oben und geben Sie an, wann die Funktion in Ihrem Outlook ausgeführt werden soll.
In dem Standardordnereinstellungen für die Archivierung Wählen Sie im Abschnitt aus, wann ein Element archiviert werden soll. Grundsätzlich geben Sie das Alter Ihrer Outlook-Inhalte an.
Klicken Durchsuche und wählen Sie den Zielordner für Ihre Archivdatei. Sie müssen dies nur tun, wenn Ihnen das standardmäßige Outlook-PST-Verzeichnis nicht gefällt.
Endlich zuschlagen OK unten, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wenn Sie jemals verhindern möchten, dass Outlook Ihre E-Mails automatisch archiviert, können Sie die AutoArchivierungsfunktion deaktivieren.

Um dies zu tun:

Offen Ausblick auf deinem Computer.
Klicken Datei oben und wählen Sie Optionen auf der Linken.
Drücke den Fortschrittlich links die Option.
Klicken AutoArchivierungseinstellungen im rechten Fenster.
Deaktivieren Sie das Führen Sie die AutoArchivierung alle aus Option oben.
Klicken OK im unteren.

So archivieren Sie E-Mails in Outlook manuell

Um mehr Kontrolle über E-Mail-Archive zu erhalten, können Sie E-Mails in Outlook tatsächlich manuell archivieren. Auf diese Weise können Sie Ihre wichtigsten E-Mails nach Bedarf an das Archiv senden.

So verwenden Sie diese Methode:

Offen Ausblick auf deinem Computer.
Klicken Datei in der oberen linken Ecke.
Wähle aus Die Info Registerkarte auf der linken Seite.
Klicken Sie auf das Abwärtspfeil-Symbol für Werkzeuge und wählen Sie Alte Gegenstände aufräumen .
Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie Ihr manuelles E-Mail-Archiv konfigurieren können.
Oben haben Sie zwei Optionen, mit denen Sie entscheiden können, was Sie in Ihr Archiv aufnehmen möchten. Wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten.
Wählen Sie die Ordner aus, die Sie Ihrem Archiv hinzufügen möchten.
Wählen Sie das Alter Ihrer Artikel über die Kalenderoption aus.
Klicken Durchsuche und wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie Ihre Outlook-Archivdatei speichern möchten.
Schlag OK unten, um mit der Erstellung eines E-Mail-Archivs in Outlook zu beginnen.

Sobald das Archiv erstellt wurde, können Sie die resultierende PST-Datei an eine beliebige Stelle verschieben.

So zeigen Sie archivierte E-Mails in Outlook an

Der Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails in Outlook für Desktop ist genauso einfach wie in Outlook für Web. Sie müssen lediglich Ihre Archivdatei in Outlook laden, und Sie sehen alle Ihre archivierten E-Mails.

So importieren Sie eine PST-E-Mail-Archivdatei in Outlook auf Ihrem Computer:

Start Ausblick .
Drücke den Datei Menü oben.
Auswählen Öffnen & exportieren in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie im rechten Bereich auf Outlook-Datendatei öffnen beim Importieren einer PST-Datendatei in das Programm.
Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem sich Ihre Archivdatei befindet, klicken Sie auf die Datei und drücken Sie Offen im unteren.
Ihre Datei sollte im Programm geladen werden und Sie sollten dann alle Ihre archivierten E-Mails anzeigen können.

Du kannst Zusammenführen Ihrer Outlook PST-Dateien wenn Sie mehrere Dateien haben.

Aufräumen von Outlook durch Archivieren von E-Mails

Wenn Sie sich überfordert fühlen, wenn Sie nur die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang betrachten, ist es an der Zeit, einige dieser E-Mails durch Archivieren loszuwerden. Verwenden Sie die oben genannten Methoden, um die weniger wichtigen E-Mails in ein Archiv zu verschieben, damit Sie an denen arbeiten können, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Die Sache mit E-Mails ist, dass deren Verwaltung selbst für Profis nicht einfach ist. Es gibt jedoch einige Tipps und Tricks, die Sie lernen können, um die Verwaltung von E-Mails weniger überwältigend zu gestalten.

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Über den Autor Mahesh Makvana(307 veröffentlichte Artikel)

Mahesh ist Tech Writer bei MakeUseOf. Er schreibt seit etwa 8 Jahren technische Anleitungen und hat viele Themen behandelt. Er liebt es, Menschen beizubringen, wie sie das Beste aus ihren Geräten herausholen können.

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